Gedragscode

DLL is vastbesloten op integere wijze zaken te doen en in overeenstemming met de letter en de geest van de wet en andere algemeen aanvaarde regels en normen voor zakelijk gedrag in de landen en gemeenschappen waarin wij actief zijn. De algemene gedragsnormen worden beschreven in de DLL Gedragscode en de daaraan gerelateerde beleidsdocumenten van DLL Group.

Indien u vragen heeft betreffende de DLL Gedragscode, dan kunt u zich wenden tot uw gebruikelijke contactpersoon. Indien u direct melding wenst te maken bij DLL met betrekking tot een waargenomen schending van onze Gedragscode, dan kunt u dit doen door rechtstreeks contact op te nemen met onze afdeling Group Compliance via het volgende e-mailadres: globalconduct@dllgroup.com

Speak Up

Het is van essentieel belang dat we een robuust meldingssysteem hebben waar mensen die zorgen of vermoedens hebben omtrent een mogelijke schending van de wet of het bedrijfsbeleid of mogelijk onethisch gedrag zich kunnen uitspreken en worden gehoord. DLL vindt het belangrijk dat er naar uw zorgen en vermoedens wordt geluisterd en dat zo nodig actie wordt ondernomen.

Onze waarden zijn geworteld in respect, en we moedigen u aan om u uit te spreken wanneer u op de hoogte bent van incidenten met betrekking tot intimidatie of discriminatie, machtsmisbruik, pesten, fraude, corruptie, belangenvermenging of ander gedrag dat in strijd is met onze gedragscode. We zullen alles doen wat nodig is om te zorgen dat onze bedrijfsvoering en -cultuur in overeenstemming is met onze ethische normen. En u kunt ons daarbij helpen.

Als u melding wilt doen van een mogelijke schending van onze ethische normen, kan dit via onze Speak Up-meldingskanalen of door rechtstreeks contact op te nemen met:

1. Onze externe onafhankelijke aanbieder. Gebruik code 67521.
2. Dit telefoonnummer: 0800-71365. Gebruik code  67521.
   In beide gevallen ontvangt u een meldingsnummer. Noteer dit nummer en bewaar het goed.
3. Onze Group Compliance-afdeling via het volgende e-mailadres: globalconduct@dllgroup.com

We vragen u om eerst onze bovenstaande meldingskanalen (en zoals hieronder nader beschreven) te gebruiken voordat u melding doet bij een hiertoe bevoegde wettelijke instantie in uw eigen land.

Om melding te kunnen doen bij een openbare bron en te kunnen zorgen dat deze wordt aangemerkt als beschermde melding onder toepasselijk recht, geldt (in sommige rechtsgebieden) de voorwaarde dat er minstens een melding moet zijn gedaan bij een externe bevoegde instantie.

De volgende gevoelige categorieën aantijgingen/klachten vallen onder de reikwijdte van Speak Up:

• corruptie
• strafrechtelijke overtredingen
• schending van wettelijke verplichting
• gerechtelijke dwaling
• specifieke gevaren voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu
• schending van mensenrechten
• machtsmisbruik
• ·onbevoegd gebruik van publieke middelen, eigendommen of bronnen
• grove verspilling of wanbeheer
• belangenvermenging
• frauduleuze financiële informatie van overheidsinstanties/-functionarissen en gereguleerde ondernemingen
• bescherming van privacy en persoonsgegevens

Hieronder vindt u antwoord op de vragen:
A. Hoe meld ik een zorg omtrent naleving?
B. Wat gebeurt er nadat ik melding heb gedaan?
1. Bevestiging
2. Triage
3. Escalatie
4. Vertrouwelijk onderzoek
5. Beslissing en terugkoppeling

BELANGRIJK: :

Heeft uw melding geen betrekking op zorgen of vermoedens omtrent een mogelijke schending van de wet of het bedrijfsbeleid of mogelijk onethisch gedrag, maar op ontevredenheid over onze producten of diensten, de verspreiding van onze producten enz., ga dan naar de webpagina voor klachtenafhandeling  om uw feedback te geven.

 .

Hoe meld ik een zorg omtrent naleving?

Speak Up, ons meldingssysteem van een externe onafhankelijke aanbieder, is het hele jaar door 24 uur op 24 beschikbaar.

1. U kunt een webformulier invullen of gratis bellen en een bericht achterlaten.
   Telefoonnummer: 0800-71365
   Website: www.speakupfeedback.eu/web/dllexternal/be
   Toegangscode: 67521
   Om te zorgen voor een bruikbare en effectieve beoordeling van uw melding, is het belangrijk dat u een gedetailleerde omschrijving geeft van uw zorg (wie, wat, wanneer, hoe) en ondersteunend bewijsmateriaal indient (bijv. kopieën van documenten, screenshots of namen van getuigen) ter onderbouwing van uw melding. Algemene beweringen kunnen niet worden onderzocht. 
2. In beide gevallen ontvangt u een meldingsnummer. Noteer dit nummer en bewaar het goed.
3. Dit zaaknummer is uw persoonlijke sleutel tot het Speak Up-systeem en de melding die u hebt gedaan. Hiermee kunt u de vorderingen van uw zaak volgen en aanvullende informatie verstrekken. U voert dit nummer in telkens wanneer u toegang wilt tot het systeem.
4. We nemen elke zorg omtrent niet-naleving serieus en ondernemen passende stappen bij elke melding. Gedurende het proces houden we u op de hoogte over onze vorderingen.
5. Aan de hand van uw meldingsnummer kunt u op elk gewenst moment de website openen en de vorderingen omtrent uw melding volgen.
6. We willen ons meldingssysteem continu verbeteren en behouden ons het recht voor om in de toekomst wijzigingen door te voeren.

Wat gebeurt er nadat ik melding heb gedaan?

1. Bevestiging

Onze Compliance-medewerkers sturen u binnen zeven dagen een bevestiging van ontvangst. Als uw melding onvoldoende informatie/bewijsmateriaal bevat, nemen we contact met u op voor extra informatie/bewijsmateriaal.

Aan de hand van uw meldingsnummer kunt u op elk gewenst moment de website openen en de vorderingen omtrent uw melding volgen.

2. Triage
Elke melding wordt zorgvuldig beoordeeld. Wij maken een zaak aan wanneer uw melding de minimale hoeveelheid informatie en bewijsmateriaal omvat. Het onderzoek wordt geleid door onze lokale Compliance Officer of door Corporate in de regio/het land waar het incident naar verluidt heeft plaatsgevonden.

3. Escalatie
Meldingen met ernstige aantijgingen worden geëscaleerd naar het hoofd van Group Compliance. 

4. Vertrouwelijk onderzoek

Het onderzoek wordt op professionele en vertrouwelijke wijze afgehandeld – wij betrekken alleen de mensen die betrokken moeten worden. Onze Compliance Officers mogen vertrouwelijke gesprekken voeren met onze members, aannemers en andere mensen die volgens hen belangrijk zijn voor het onderzoek.

Het onderzoek duurt in de regel ongeveer drie maanden. Wanneer in de toepasselijke wet- en regelgeving tijdslijnen zijn vastgelegd, worden deze altijd toegepast en gerespecteerd.

5. Beslissing en terugkoppeling

Nadat we alle bevindingen in ons onderzoek hebben beoordeeld, oordelen wij of er sprake was van een schending en gaan we over tot de nodige actie. U wordt hierover binnen drie maanden na bevestiging van uw melding in kennis gesteld en u ontvangt uitleg over de vervolgstappen, bijvoorbeeld geplande of genomen maatregelen. Aan de hand van uw meldingsnummer kunt u op elk gewenst moment de website openen en de vorderingen omtrent uw melding volgen.

Belangrijk
Anti-vergelding: DLL verbiedt vergeldingsacties van welke aard dan ook tegen een werknemer, individu of entiteit en onderneemt hierop passende actie. Daarnaast beschermt DLL ook de rechten van de getroffen personen.